Najbardziej wartościowym zasobem każdego przedsięwzięcia są ludzie. Jest to zasób, którego wartość może wzrosnąć dzięki odpowiedniemu zarządzaniu i korzystaniu z ich umiejętności. Otrzymując zadanie do wykonania masz dwie możliwości. Możesz wykonać je sam bądź możesz je komuś oddelegować. Umiejętność powierzania swojej pracy pozwoli Ci skupić się na własnych obowiązkach i da możliwość rozwoju Twoim pracownikom. Warto również zaznaczyć, że delegowanie różni się od wydawania poleceń, charakteryzuje najlepszych kierowników i jest umiejętnością, której można się nauczyć.
Zanim opiszę zasady skutecznego delegowania pozwolę sobie wymienić przekonania, które mogą blokować Cię w delegowaniu zadań.
Blokady
1. Nie masz czasu na delegowanie.
W natłoku pracy i obowiązków może wydawać się, że nie ma czasu na dokładne wytłumaczenie zadania. Jednak czas poświęcony na oddelegowanie zwróci się wielokrotnie. Szybkie wydanie polecenia, niedokładność w wyrażeniu oczekiwań i brak komunikacji spowoduje, że czas zostanie zmarnowany na wykonywanie pracy w niewłaściwy sposób.
2. Brak kompetentnych pracowników.
Pracownicy, żeby się rozwijać, muszą być poddawani próbom umiejętności. Oznacza to, że muszą otrzymywać zadania trudniejsze od tych, jakie wykonywali kiedykolwiek. Musisz liczyć się z tym, że będą oni popełniać błędy. Błędy i porażki są naturalnym efektem procesu uczenia.
3. Przekonanie, że „jeśli coś ma być zrobione dobrze, to muszę to zrobić sam”.
Twoja praca ma polegać na zarządzaniu zadaniami, a nie na ich wykonywaniu. Im więcej czasu poświęcisz na pracę operacyjną, tym mnie czasu pozostanie Ci na zarządzanie.
4. Obawa, że inni pomyślą, że sobie nie radzisz.
Nie musisz wiedzieć i umieć wszystkiego. Naturalnym jest to, że w Twoim zespole będą ludzie, którzy są w czymś od Ciebie lepsi. Nie daj się ograniczać swojemu ego i wykorzystaj ich potencjał.
Od czego zacząć?
Punktem wyjścia w delegowaniu jest znalezienie czasu na przemyślenie zadania. Należy opisać cel zadania. Im zadanie bardziej złożone, tym dokładniej powinno być opisane. Następnie należy sporządzić listę działań niezbędnych do wykonania zadania w kolejności, przewidzianym czasie i odpowiednim poziomie jakości. Jeżeli zadanie jest rozciągnięte w czasie, należy wyznaczyć kolejne terminy zakończenie najważniejszych czynności tzw. kamienie milowe.
Bardzo pomocne w planowaniu zadania są właściwe pytania. Oto lista kilku z nich:
- Co zamierzam zrobić?
- Jakie wyniki mam uzyskać?
- Jak zamierzam to zrobić?
- Czy istnieje lepszy sposób?
- Co, jeśli moje założenia nie są prawdziwe?
- Czy powinienem zrobić to samodzielnie?
- Kto i dlaczego będzie najlepszą osobą do oddelegowania zadania?
Jasno i jednoznacznie
Delegując zadanie pracownikowi zadbaj o jasność przekazu i oczekiwań. Kluczowe tu jest określenie trzech najważniejszych elementów: celu, terminu i jakości. Te kwestie nie powinny podlegać żadnej wątpliwości. Jeżeli pracownik nie wie, czego się od niego oczekuje, to unika podejmowania odpowiedzialności.
Najbardziej przejrzystym sposobem określenia celu jest zdefiniowanie wyników. Powinny być one jednoznaczne i mierzalne. Dzięki możliwości pomiaru można stwierdzić, czy wyniki zostały osiągnięte. Jednoznaczność natomiast osiąga się przez ustalenie priorytetów, najważniejszych obszarów działania mających wpływ na wyniki.
Na osobie delegującej spoczywa odpowiedzialność za to, żeby pracownicy mieli możliwość osiągnięcia wyników na najwyższym poziomie. Jest to możliwe tylko wówczas, gdy pracownicy wiedzą jakie są ich obowiązki i jak ich osiągnięcia będą przez Ciebie mierzone i oceniane.
Odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu
Pierwszą istotną sprawą jest dobór odpowiedniej osoby do zadania. Można do wykonania go wyznaczyć osobę nie posiadającą odpowiednich kompetencji. Jeżeli uznasz, że potencjał pracownika pozwoli mu rozwinąć w sobie odpowiednie cechy i zdolności, to zainwestuj swój czas na oddelegowanie mu pracy.
Przy delegowaniu trudnych i złożonych zadań rób to stopniowo. Da to pracownikowi czas na uwierzenie w swoje możliwości i rozwinięcie pożądanych cech. Pamiętaj jednak, że pełna odpowiedzialność za zadanie jest jednym z najważniejszych czynników motywujących. Dlatego dąż do tego, żeby ostatecznie oddelegować całe zadanie. Niech pracownik ma świadomość, że tylko on jest za to odpowiedzialny i jeśli on tego nie zrobi, to nie zrobi tego nikt inny.
Kolejnym silnie motywującym czynnikiem jest kontakt z Tobą, dlatego daj pracownikowi możliwość w dyskusji i partycypacji. Jeżeli będziesz omawiał z pracownikiem zadanie i będzie miał on udział w tworzeniu planu, wtedy bardziej utożsami się z wykonywaną pracą.
Im większą odpowiedzialność przekażesz pracownikowi, tym większą władzę musi on otrzymać. Daj mu możliwość wyboru zasobów, narzędzi i technik niezbędnych do wykonania zadania. Ostatecznie będziesz mógł swój wpływ ograniczyć do przedstawienia budżetu, jaki jest przedstawiony do wykonania tego zadania. Staraj się zapewnić pracownikowi samodzielność, dostarcz mu niezbędne informacje i środki i złóż na niego całą odpowiedzialność.
Pamiętaj, żeby nie wtrącać się, jeśli nie jest to konieczne. Ciągłe kontrolowanie, komentowanie i poprawianie procesów i procedur ustalonych przez pracownika może być demotywujące. Jeżeli realizacja planu nie odbiega od najważniejszych założeń to nie wprowadzaj ciągle kosmetycznych zmian, które ostatecznie nie będą miały znaczącego wpływu na efekty.
Dziel się swoją wiedzą
Można uznać, że przekazywanie wiedzy jest jedną z cechą charakteryzującą najlepszych menadżerów.
Jest ono również kluczowe w delegowaniu zadań. Większość pracowników, zwłaszcza z małym doświadczeniem zawodowym wymaga przeszkolenia. Znajdując czas na przekazanie swojej wiedzy, zyskujesz go potem dzięki możliwości oddelegowania zadań, które do tej pory wykonywałeś tylko Ty. Dzięki temu masz możliwość uczyć się innych umiejętności wykonując zadania, których do tej pory jeszcze nie robiłeś.
Opisz pracownikowi, jaki według Ciebie, jest najlepszy sposób na wykonanie zadania, zwracając uwagę na rzeczy, które mogą się wydarzyć. Ważne jest, żeby nie wychodzić z założenia, że inni wiedzą to samo, co Ty. Pamiętaj, żeby wyjaśnić wszystko dokładnie od samych podstaw, uwzględniając najważniejsze składniki delegowania, czyli: cel, jakość i czas.
Delegowanie decyzji
Kolejnym sposobem na rozwijanie w pracownikach umiejętności oceny oraz przewidywania jest przekazanie pracownikom odpowiedzialności za podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów. Licz się z tym, że pracownik może popełniać błędy, ale bez tego nie nabędzie on pewności siebie i samodzielności. Kiedy pracownik przychodzi do Ciebie z pytaniem, to zamiast powiedzieć mu, co ma robić, zapytaj: „A Twoim zdaniem co powinniśmy zrobić?”.
Naucz pracowników traktować problemy jako okazje do rozwoju. Ktoś kiedyś powiedział, że jedyną nagrodą za rozwiązanie problemów są coraz większe problemy do rozwiązania.
Oto prosty schemat rozwiązywania problemów, który Twoi pracownicy możesz wykorzystać w swojej pracy:
1. Opisz problem.
Jest to najważniejszy punkt. Złe zdefiniowanie istoty problemu nie pozwoli Ci go rozwiązać. Nie bez powodu lekarze mówią, że dokładna diagnoza to połowa leczenia.
2. Określ przyczyny.
Może się okazać, że przyczyn jest kilka dlatego najlepiej zapisać sobie opis problemu, jaki i przyczyny jego powstania.
3. Zdefiniuj rozwiązania.
Im więcej rozwiązań wypiszesz, tym większa szansa, że znajdziesz to lub te właściwe.
4. Podejmij decyzję. Uzasadnij ją. Jakie powody przemawiają za tym, że to rozwiązanie jest lepsze od innych. Pomimo, że wybrane rozwiązanie jest najlepsze ze wszystkich może mieć swoje wady. Wskaż je.
Ufaj, ale kontroluj
Jeśli zadanie jest warte poświęcenia czasu na oddelegowanie, jest również warte poświęcenia czasu na sprawdzanie realizacji. Regularne sprawdzanie pozwoli Ci kontrolować wykonywanie zadań. To nie znaczy, że masz ciągle zaglądać pracownikowi przez ramię. Wyznacz czas regularnych spotkań, aby omówić przebieg prac. Dasz tym również sygnał pracownikowi, że zadanie jest ważne.
Pamiętaj, że delegowanie nie oznacza zrzucenia z siebie całej odpowiedzialności. Wciąż będziesz odpowiedzialny za wyniki przed swoim przełożonym lub klientem. Dla tego kontrolowanie jest tak istotne. Jeżeli prace przebiegają niezgodnie z założeniami to przekaż pracownikowi bezstronną informację zwrotną. Opisz faktyczną sytuację bez wyrażania krytycznej oceny. Jeżeli pracownikowi zależy i jest zaangażowany w zadanie to taka informacja powinna w zupełności wystarczyć.
Delegowanie odwrócone
Na koniec wspomnę o pułapce, w którą możesz wpaść delegując zadanie. Jest nią odwrotne delegowanie. Ten kto jest odpowiedzialny za następny krok w realizacji zadania, ten kontroluje całe zadanie. Kiedy ktoś prosi Cię, żebyś wykonał część zadania, to bierzesz na siebie z powrotem odpowiedzialność za całe zadanie.
Naturalnie niedoświadczeni pracownicy będą przychodzić do Ciebie ze swoimi problemami. Jeżeli mają wszystkie niezbędne środki to wystarczy im o tym przypomnieć. Jeżeli pracownikowi brakuje jakiejś informacji, to poproś go żeby zdobył ją sam. Możesz wskazać mu miejsca, w których ją uzyska, ale nie podawaj jej sam. Dzięki temu rozwiniesz w pracowniku samodzielność.
O autorze:
Tomasz Pasternak
Team Leader w DHL Supply Chain, przedsiębiorca z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu.
